Assistante Grant (YFP)

L' Organisation Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l'égalité filles-garçons ou l’égalité supp des droits pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant mais nous savons que cela est souvent balayés par la pauvreté, la violence, l’exclusion, les normes sociales et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont le plus affectées. En travaillant conjointement avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous recherchons un monde plus juste et plus durable qui s’attaquent aux causes profondes des défis que les filles et les enfants vulnérables peuvent rencontrer. Nous accompagnons, les filles et plus largements tous les enfants de la naissance jusqu'à l’âge adulte pour développer leur autonomie et leur donner la capacité de décider pour leur vie en situation de développement et/ou d’urgence. Nous stimulons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et notre connaissance des besoins, des réalités et des inégalités. Pendant plus de 85 ans, nous avons mobilisé d’autres optimistes déterminé∙es pour transformer les vies de tous les enfants dans plus de 80 pays. Ensemble, nous n’arrêterons pas. Jusqu’à l’égalité ! Responsabilités Préparation et dépôt de documents liés aux subventions et partenariats +/- 40 % Vous initiez l'élaboration des Documents d'Approbation de Financement/Documents d'Accord de Parrainage (FAD/SPADs) et faire un suivi pour s'assurer qu'ils sont signés, numérisés et déposés, ainsi que d'autres accords de subvention ; Vous préparez les documents nécessaires à la recherche des certificats de non-objection, en coordination avec le département administratif et effectuer les suivis appropriés pour que ces certificats soient obtenus à temps ; Vous suivez les correspondances « IN » et « OUT » liées aux subventions, à la mobilisation des ressources et aux partenariats et assurez-vous que les demandes des partenaires reçoivent des réponses ; Vous documentez les réunions tenues avec les partenaires, notamment la prise de notes de réunion, le partage avec les collègues appropriés et le suivi des points d'action ; Vous assistez l'équipe Grants dans la recherche des demandes d'audience et la coordination logistique des visites et réunions des partenaires à Plan Mali et à l'extérieur ; Vous vous assurez que la plateforme électronique de dépôt de subventions de Plan International Mali respecte la liste de contrôle (checklist) de Plan International et que tous les documents liés aux subventions recommandés par la checklist (y compris les documents de demande de financement, les contrats, les FAD/SPAD, les rapports, les accords de collaboration, les accords de subvention, etc.) sont enregistrés sur la plateforme électronique ; Vous vous assurez que le dépôt physique des correspondances et des documents clés imprimés de subventions soit à jour. Aide à la mise en place des subventions et au suivi des rapports +/- 20 % Vous créez des projets et des subventions dans la plateforme de gestion des subventions pour permettre la configuration des projets par les équipes de programmes et subventions ; Vous assurez que la matrice de suivi de rapports du CO est tenu à jour (en incluant correctement tous les livrables attendus des subventions et leurs échéances) et aidez à suivre le respect des délais de rapportage. Signaler des retards si nécessaire. Vous élaborez des calendriers de rapports simplifiés, les partager avec les chefs de projet et assurez les suivis appropriés afin de respecter les échéances. Vous soumettez les rapports approuvés aux NO et aux donateurs si nécessaire. Soutien logistique lors des visites et ateliers des sièges (NOs), des donateurs et des partenaires +/- 20 % Vous veillez à ce que les représentants des NOs, donateurs et partenaires en visite reçoivent un soutien logistique et administrati